テレワークの課題である印刷環境を解決するクラウドプリントとは？

はじめに

昨今、コロナ禍をきっかけにテレワークが進んでいますが、テレワークの課題の⼀つにプリンタを使う業務が挙げられます。デジタル化とともにペーパーレス化も進んでいるとはいえ、会議やプレゼンの配布資料の印刷など、紙⽂化がまだ残っている企業も多くいらっしゃるのではないでしょうか。クラウドプリントは、印刷環境をクラウド化することで利⽤者の利便性と管理者の負担軽減に繋がるソリューションです。今回はその機能と導⼊メリットを紹介いたします。

従来のプリント環境の課題は？

PCとプリンタをプリンタサーバを介して接続して印刷する従来の印刷環境には、利⽤者∕システム管理者それぞれに以下の課題がありました。

利⽤者側の視点

● プリンタを設置している拠点にPCを持ち込む必要がある
● 利⽤端末にプリンターそれぞれのドライバをインストール∕設定する必要がある
● プリンターの故障∕⼊れ替えが発⽣した時、新たなプリンタードライバのインストール∕設定を⾏う場合がある

管理者側の視点

● 社員の利⽤端末⼀台⼀台に、ドライバのインストール∕設定が必要となる
● オンプレミスのプリントサーバーの設置∕メンテナンスが必要となる
● プリンターへのアクセス権の管理が⾯倒、また利⽤状況が把握しづらい
● プリンターの故障∕⼊れ替えが発⽣した場合、ユーザーごとの設定ファイルを作成し、配布する作業が必要になる
● 拠点が分かれている場合、拠点間でWANの設定が必要となる

このように従来の企業の印刷環境には、利⽤に制約が多く、また管理にも多くの⼿間がかかっていました。

クラウドプリントとは？

クラウドプリントとは、印刷データをインターネット経由で社内プリンタから出⼒できる便利なサービスです。BXOではMicrosoft社の「ユニバーサルプリント」を扱っています。主な機能・特徴は以下の通りです。

・インターネットに接続し、Azure AD認証環境でログインすれば、LANだけでなく外部ネットワークからでも印刷が可能
・クラウド経由で印刷のジョブやプリンターのプロパティ管理が可能
・世界各国の主要プリンタメーカが対応機器を出している
・許可されたデバイス・利用者が許可されたプリンタにアクセス可能
・利用者ごとにプリンタのアクセス権を設定・管理可能
・Intune等のMDMからプリンタの設定を配布可能
・HTTPS接続で通信するため、セキュリティも安⼼

従来のプリント環境とクラウドプリントの⽐較

まとめ

業務のデジタル化やテレワークが進み、インターネット経由で完結できる業務が増えている反⾯、まだプリント需要が残っているのが現状です。インターネット経由で安全、簡単に、かつ管理性を持たせたプリント環境を検討されているお客さまや、ゼロトラスト環境を構築する際、オンプレのプリントサーバーの移⾏先を検討しているお客さまも、選択肢の⼀つとしてクラウドプリントを検討してはいかがでしょうか。